淺談「Operational Thinking」及「Project Thinging」

我們通常都在解決事情。
解決事情的時候都是被動的，因為事情已經發生了。

例如：在一個專案的結果後，去檢討、或是善後處理。都處於一種被動的狀況下，又稱為『我正在處理事情』這正是所謂的『Operational Thinking』，中文譯為：『運營思維』。對已經發生的事情做妥善的處理。

在二十一世紀的『知識經濟時代』，我們可以認識『Project Thinging』，中文譯為：『專案思維』。因為我們正處於一個多變的社會中，時間會是成功關鍵的因素，如一直處於一個處理或是說修補事情的狀況下，很多的機會會從中自然淘汰掉，即「要做對」的事情。在一套完整的工具下「五大流程 備註一」及「九大知識領域 備註二」做出不但是對的事情，應是把事情做對，做好。

以下是二者之間的差異，我截取一段Adesh Jain （Vice President,IPMA）的話，提供大家思考：

I may briefly give 3 examples is differentiating the Operational thinking from project thinking . project thinking views the totalty instead of parts and views the project success as a function of many variables instead of limited factors constrained by operation thinking . In view of the unprecedented rate of change , project thinking is more proactive in nature as opposed to reaxtive thinking which analyses the cause and effect relationship after the occurrence of an event .Another special attribute of project thinking is its capability and capacity to handle a large mumber of issues with varied.characteristics instead of being merely focused on a few issues. It may be mentioned here that the implementation of solutions is more focuse but the view is more generic .

從三個方面說明『運營思維』和 『專案思維』：

首先，專案思維，關注於整體，它認為專案的成功是很多變數作用的結果；而運營思維，則限制了人的視野，它只關注於專案的各個局部，並認為專案的成功只是少數因素形成的。

其次，在對待變化的方式方面：
專案思維，是前瞻性和主動性的；而運營思維，則重於在事件發生後，被動地思考其原因及結果之間的關係。

第三，專案思維，能夠幫助人們形成處理大量不同特徵問題的才智與能力；而運營思維，只是在人們關注和處理的問題較少時，才起作用。

值得一提，專案思維，在解決問題上是具體的，但是很一般性的。


作者：孫文美（松技CEO）

※ 進階閱讀

備註一：
五大流程
專案管理流程，可歸類成五個流程組（Process Group）：

起始流程組（Initiating Process Group）
計劃流程組（Planning Process Group）
執行流程組（Executing Process Group）
監督控制流程組（Monitoring and Controlling Process Group）
結案流程組（Closing Process Group）

備註二：
九大知識領域 以下資訊來源 文/黃天賜
詳述專案管理畫的九大知識領域的定義、如何制定相關文件與執行、監控，並說明彼此之間緊密牽連的關係。

整合管理（Integration Management）
整合管理的基本任務是為了實現專案的目標，將各個管理面整合成有效的整體，它的工作包括：制定專案的章程、初步範圍說明書、專案管理計畫文件、指導、管理和監控專案的進行等。
專案整合管理必須在各種衝突的目標與方案之間進行取捨，例如遇到緊急狀況時，必須在成本、時間與風險之間加以調整。

範疇管理（Scope Management）
範疇可指專案目標所要製作出的產品或服務，也指為了達到產品或服務所需的專案工作範疇。專案範疇管理的執行階段在規畫與控制階段，規畫上最重要的是找出哪些工作隸屬於該次專案的範疇，以免工作範疇陷入無止盡的延伸，導致無法如期結案。
將工作畫分為適合執行與管理的單位，也是專案範疇管理的工作重點。

時間管理時間管理顧名（Time Management）
思義，便是針對完成專案所需的時間予以規畫、排程。它必須針對專案各個可交付成果的階段規畫出時間，推估出工時單位數，並估算完成專案所需的資源的種類與數量，藉此制定相關的進度表與文件，以方便專案進行時的進度控制。
時間管理可視專案規模，決定進度規畫的詳細程度，以切合專案的實際需求。

成本管理成本管理（Cost Management）
包含專案涉及的費用規畫、估算、控制的過程，以確保能在核准的預算內完成專案。
在估算專案活動所需的資源相關費用後，則須合計各個活動的估算費用，以建立費用基準。成本管理必須控制成本偏差和因應變更。成本管理除了盡可能要達成專案預估的成本之外，有時也必須考量專案或交付產品、服務的品質，視狀況調整。

品質管理（Quality Management）
專案是否成功，除了在預定的時間和預算內，達成預定目標之外，另一個關鍵則是專案成果的品質。品質如果不符預期，即使最後能交出成果，也不算成功。
品質管理必須判斷哪些品質標準與專案相關，並且決定如何達到此一品質。在專案發展過程中，必須落實並控制品質目標的達成。要注意的是，品質與等級不同，像是產品功能的精簡或豐富屬於等級，均與品質要管理的目標不同。

人力資源管理（Human Resource Management）
由於專案的性質是為了達到某一個目的，在一定的期限內組織團隊，藉由招募適合該專案的人，或是隨著專案的進行，培育人員的技能，以成功完成任務。人力資源管理必須分配專案成員的任務與職責，以及在專案過程中的請示、匯報的關係，並制定相關的管理計畫。
另外，對於成員的能力與績效也必須進行追蹤與協調，以確保專案能順利進行。

溝通管理（Communication Management）
在專案的進行中，會有大量的溝通行為，而這些溝通的形式分為正式和非正式，也可能用書面或口頭的溝通，而溝通管理的要點，就在於及時而且用適當的方式，產生、傳播、儲存、查詢整個專案所需的訊息。
因此必須讓專案成員與關係人對於溝通訊息的方式、格式頻率等有共同的理解和應用，才能確保訊息能成功、有效地傳遞給需要的人。

風險管理專案風險管理（Risk Management）
包括風險管理規畫、識別、分析、應對和監控的過程，它的目標在於增加專案積極事件的影響，降低消極事件發生的機率。
首先，必須要判斷哪些事情會影響到專案正常運作，並以書面文件記錄風險發生的機率、時間等事項。再對風險的機率和影響進行評估和排序，並提出因應方法，以便降低威脅，提高專案成功機會。

採購管理（Procurement Management）
當專案在進行過程中發現，專案團隊無法產出某些產品或服務，或是外包給第三方在成本或時間上較為適合，這時就必須針對這些行為進行採購管理。
採購管理必須規畫採購與發包事宜，針對欲採購的項目詢價，以及選擇賣方。此外，外包涉及雙方買賣之間的合約，採購管理也必須含蓋管理合約，以及在專案結束後，雙方的合約收尾工作。